Avez-vous pensé ajouter quelques informations sur la traduction simultanée avant le début des travaux ?
• Communiquez les numéros des pistes, sur lesquelles écouter chacune des langues activées. De plus, demandez aux rapporteurs d’enlever les écouteurs avant de prendre la parole afin d’éviter les interférences.

Est-il possible d’engager un seul interprète pour une réunion très courte ?
• Le coordinateur vous dira quand et en quelles conditions il est possible d’avoir recours à un seul interprète.

La réunion est très technique et vous avez beaucoup d’informations à transmettre aux interprètes et vous vous demandez comment faire.
• Il vous sera conseillé une séance d’information pour transmettre à l’avance aux interprètes toutes les informations dont vous disposez.

Avez-vous pensé remettre à l’avance aux interprètes la liste des participants, l’ordre du jour et les exposés dont vous disposez ?
•. Le coordinateur vous mettra à disposition un courriel ad hoc et les interprètes pourront ainsi préparer le sujet du colloque.

Vous avez quelque crainte à remettre aux interprètes vos documents réservés. Comment faire ?
• Les interprètes, dans le respect d’un code d’éthique précis, sont tenus au secret professionnel.

Vous organisez une visite d’usine et vous ne savez pas comment résoudre le problème de la traduction. Vous pensez que sans les cabines la traduction sera difficile à assurer et entendre.
• Le coordinateur vous conseillera une installation de “visite guidée”. Le groupe pourra écouter la traduction simultanée tout en se déplaçant. Il s’agit d’un outil léger conjuguant efficacité et économie.

Avez-vous pensé faire visionner à l’avance vos cassettes-vidéo aux interprètes ?
• Les interprètes, pour assurer la traduction pendant la conférence, doivent visionner les films à l’avance ou recevoir la transcription des dialogues.

Une présentation Power Point ou un programme analogue ? Avez-vous pensé de placer les cabines de manière à assurer une bonne vision de la projection aux interprètes ?
• Souvenez-vous d’en parler avec votre installateur. Sur demande, le coordinateur vous mettra en contact avec un installateur de confiance.

Avez-vous pensé de dire au président de session d’attendre quelques secondes avant de donner la parole au rapporteur suivant ?
• Le coordinateur vous expliquera l’importance technique de cette attente évitant les superpositions qui pénaliseraient les rapporteurs et les interprètes.