Öngörülen tercüme dili sayısı gerçek ihtiyaçlarınızı karşılıyor mu ?
• Koordinatör toplantınız için gerekli aktif dil sayısını saptamakta size yardımcı olur.

Toplantı başlamadan önce pratik bilgiler içeren duyurularınızda simültane çeviriyle ilgili bilgi vermeyi öngördünüz mü ?
• Oturum başkanı dinleyenlerin hangi kanal üzerinden kendi dillerinde çeviriyi dinleyebileceklerini belirtecektir. Her türlü enterferansı önlemek için konuşmacıların söz almadan önce kulaklıklarını çikarmaları önerilir.

Bir saati aşmayan toplantılar için sadece bir tek tercümanı işe alabilir miyim ?
• Koordinatör ne zaman ve hangi koşullarda tek bir tercüman bulundurmanın mümkün olduğunu belirtecektir.

Toplantı konusu çok teknik ise, tercümanlara iletmek istediğiniz bilgiler çok yoğunsa, nasıl hareket etmeniz gerektiğini bilmiyorsanız…
• Toplantınıza ilişkin bilgileri aktarabilmeniz için size bir brifing düzenlemeniz tavsiye edilecektir.

Toplantı öncesinde koordinatöre elinizde bulunan gündem, katılımcı listesi, konuşma metinleri ve faydalı görebileceğiniz her türlü dokümani göndermeyi öngördünüz mü ?
• Koordinatör Tercüman size yüksek hafıza kapasiteli bir E-posta kutusu temin edecektir.

Mahrem bilgiler içeren belgeleri tercümanlara iletmekten çekiniyor musunuz ?
• Tercümanlar meslekî gizlilik ilkesine tabîdir. Arzu ederseniz, tercümanlara verilen tüm belgeler, toplantı bitiminde size iade edilebilir.

Bir tesis ziyareti düzenlemekteyseniz ve çeviri sorununu nasıl halledeceğinizi bilemiyorsanız...
• Koordinatörünüz size meslek dilinde « bidule » denen çok hafif ve etkin olan kızılötesi dinleme cihazlarının kullanımını önerecektir. Bu cihaz dinleyenlerin tesis ziyaretleri esnasında simültane çeviriyi rahatça izleyebilmelerini sağlayacaktır.

Tercümanlara önceden seyrettirilmeyen video kayıtların toplantı esnasında çevrilemiyeceğini biliyor muydunuz ?
• Tercümanların toplantı öncesinde video kayıtlarını seyretmeleri veya kendilerine video kayıtların yazılı metinlerinin temin edilmesi gerekmektedir.

Power Point veya benzerî sunuşlar yapıldığında bunların rahatlıkla izlenebilmesi için kabinlerin salondaki konumunu dikkate aldınız mı ?
• Teknik donanımdan sorumlu olan kişiyle bu konuyu görüsünüz. Arzu ederseniz koordinatörünüz düzenli olarak birlikte çalıştığı ve güvendiği donanım teknisyenini size önerebilir.

Oturum başkanına bir sonraki konuşmacıya söz vermeden bütün dillere yapılan çevirilerin bitmesini beklemesini önerdiniz mi ?
• Koordinatörünüz, bu hususun konuşmacı ve tercüman arasındaki örtüşmeyi önlemek için gerekli olduğunu açiklayacaktır.